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Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Hotelnachtprüfers
Mrz
Unabhängig von den Umständen müssen einige Aufgaben in einem Hotel täglich erledigt werden, um den Betrieb reibungslos und das Geschäft auf Kurs zu halten. Die Rolle des Nachtprüfers passt zu dieser Beschreibung mit seinem hohen Maß an Verantwortung zu ungewöhnlichen Zeiten, um den Tagesbetrieb zum Erfolg zu führen.
In diesem Beitrag beantworten wir die Frage „Was macht eigentlich ein Hotelauditor?“, bevor wir uns mit seinen Aufgaben und den Merkmalen dessen befassen, was einen großartigen Hotelauditor für Ihr Hotel ausmacht – und wie man ihn findet.
Was ist ein Hotelnachtprüfer?
Die Aufgaben des Hotel-Nachtprüfers erstrecken sich über zwei Hauptbereiche: die Leitung der Rezeption und das Gesicht des Hotels über Nacht, während er auch die Bücher für den Tag abschließt, Berichte erstellt und die Morgenteams für den Erfolg zusammenstellt.
Jeder Gast, der nach etwa 23 Uhr ein Hotel betritt, wird wahrscheinlich einen „Rezeptionisten“ begrüßen, ohne zu wissen, dass er wahrscheinlich mit dem Nachtprüfer des Hotels spricht. Wenn die Uhr Mitternacht schlägt und die Telefone hoffentlich aufgehört haben zu klingeln, nutzt der Hotelprüfer diese „ruhige Zeit“, um wichtige tägliche Aufgaben zu erledigen. Diese konzentrieren sich auf mehrere Geschäftsbereiche, einschließlich Finanzen und Betrieb.
Klingt einfach? Denken Sie daran, dass sie die Bücher für den Tag schließen, der um Mitternacht endete, und dann kommt ein später Check-in um 1 Uhr morgens herein. Der Nachtprüfer des Hotels ist dafür verantwortlich, sie einzuchecken und sicherzustellen, dass der Aufenthalt für die richtige Nacht, die um Mitternacht geschlossen wird, erfasst wird.
Berufsbild: Was macht ein Nachtauditor?
Hotel-Nachtprüfer können die gleichen Aufgaben wie die Mitarbeiter an der Rezeption täglich erledigen, vom Check-in und Check-out bis zur Verwaltung von Gästeanfragen und der Befolgung von Notfallprotokollen. Tatsächlich wird in vielen kleineren Hotels, in denen der Nachtprüfer des Hotels der einzige anwesende Mitarbeiter ist, erwartet, dass er diese Aufgaben mit mehr Autorität ausführt als Teammitglieder tagsüber, die ein Team als Backup haben. Aber das ist noch nicht alles. Ein wichtiger Teil ihrer Rolle wird erfüllt, wenn Gäste nicht ihre Aufmerksamkeit fordern.
Zusätzlich zu ihren Aufgaben im Umgang mit Gästen sind Nachtprüfer für die notwendigen täglichen (oder nächtlichen) Verfahren verantwortlich, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs unerlässlich sind. Die Ergebnisse werden verarbeitet Zahlungenabgestimmte Konten, verifizierte Gästebilanzen und Nachtprüfungsberichte, einschließlich Betriebsstatistiken, damit das Management am nächsten Tag beginnen kann.
Eine Stellenbeschreibung für einen Nachtprüfer in einem Hotel kombiniert daher normalerweise die Eigenschaften eines starken Rezeptionisten mit der Fähigkeit, strenge Verfahren unabhängig zu befolgen, und dem Scharfsinn, Unstimmigkeiten zu erkennen.
Die Ziele des Night-Audit-Prozesses sind die genaue Abwicklung und Aufzeichnung von Transaktionen sowie die Organisation und Berichterstattung von Finanz- und Betriebsinformationen.
Pflichten und Verantwortlichkeiten: So führen Sie ein Nachtaudit in Ihrem Hotel durch
Abhängig von den Systemen, die ein Hotel verwendet, kann der Nachtprüfungsprozess heutzutage in unterschiedlichem Maße automatisiert werden. In der Vergangenheit war ein oft gefürchteter Aspekt dieser Schlüsselverantwortung die Menge an manueller Arbeit, die in jede Aufgabe gesteckt wurde. Glücklicherweise hat sich die Industrie weiterentwickelt und Technologie angenommen, um zu helfen.
Die häufigsten Schritte im Nacht-Audit-Prozess stellen sicher, dass:
- Ausstehende Buchungen auf Gastkonten werden erledigt.
- Es gibt keine Diskrepanzen zwischen den Systemen, einschließlich Zimmerstatus, Preise und Nichterscheinen.
- Alle Abteilungskonten und Finanzinformationen sind ausgeglichen, sodass der Termin geschlossen werden kann.
- Finanz- und Betriebsberichte oder die sogenannten Nachtprüfungsberichte werden erstellt und verteilt.
- Alle nicht automatisierten oder manuellen Sicherungen werden durchgeführt.
Am meisten moderne Immobilienverwaltungssysteme zumindest einige dieser Aufgaben automatisch oder auf Aufforderung ausführen, wodurch die Effizienz des Nachtprüfers gesteigert und wertvolle Zeit gewonnen wird.
Worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen potenziellen Auditor für Hotelübernachtungen interviewen
Die Aufgabe, ein Hotelnachtsauditor-Interview zu führen, ist fast so vielfältig wie die Rolle selbst: Die Kunst besteht darin, jemandem die Möglichkeit zu geben, in beiden Aspekten der Rolle zu glänzen. Um dies zu erreichen, müssen die Fragen sowohl ihre Erfahrung in allgemeinen Aufgaben an der Rezeption als auch ihren finanziellen Scharfsinn abdecken.
Wichtige Bereiche, die in einem Vorstellungsgespräch behandelt werden sollten, sind:
- Selbständiges Arbeiten (oder als Teil eines nächtlichen Teams von x, das die Umstände und Erwartungen eines Hotels klar definiert)
- Kommunikation mit Teammitgliedern, die nicht in der Nachtschicht sind
- Nach Notfallverfahren
- Pflichten des Duty Managers (falls zutreffend)
- Ausgefallene Gästeszenarien und -wünsche
- Beispiele für Nachtaudits, die sie als Standard im Vergleich zu anspruchsvolleren Nächten betrachten
- Ihr Kenntnisstand über Systeme, die derzeit vom Hotel verwendet werden
- Ihre Fähigkeit, Aufgaben manuell auszuführen, wenn die Technologie versagen sollte
- Ihre Fähigkeit, Inkonsistenzen oder potenzielle Fehler zu erkennen, falls ein System oder Prozess ausfällt
Eine nützliche Struktur, der Sie in jedem Interview folgen können, besteht aus drei Segmenten.
- Die erste ist die Eröffnung des Gesprächs, wobei die interviewende Person „zuerst geht“, indem sie über das Hotel, die Werte, die Geschichte und gegebenenfalls ihre eigene Geschichte mit der Immobilie spricht, bevor sie den Kandidaten nach ihrer Geschichte oder ihrem Leben außerhalb der Arbeit fragt.
- Der zweite Schritt besteht darin, über ihre aktuelle Rolle zu sprechen, was möglicherweise bereits einen Einblick in ihre Erfahrungen in einer ähnlichen Rolle gibt. Dies sollte auch als Gelegenheit genutzt werden, um zu verstehen, was ihnen an ihrer aktuellen oder früheren Rolle gefallen oder nicht gefallen hat. Infolgedessen wird es einfacher, die richtige Person zu verwalten, wenn sie beitritt, und sie bei Laune zu halten.
- Der dritte Schritt besteht darin, nach bestimmten Erfahrungen zu fragen, oft unter Verwendung von szenarioartigen Fragen, bei denen der Kandidat gebeten wird, Ihnen „etwa zu einer Zeit, als“ zu sagen. Dies erleichtert es, Unterschiede zwischen Kandidaten beispielsweise hinsichtlich bestimmter Systemerfahrungen zu erkennen.
Vergessen Sie nicht, dass die Rolle des Nachtprüfers einen wesentlichen Unterschied zu anderen Rollen hat, für die Sie rekrutieren: Sie arbeiten nachts. Die Kandidaten haben in der Regel Erfahrung mit der Arbeit in diesen Stunden oder haben einen klaren Grund, warum sie zur Nachtarbeit wechseln möchten. Dies kann sich auch in einem Hotelübernachtungsprüfergehalt niederschlagen, das Glastür Listen zwischen 32.000 und 41.000 USD in den USA.
Welche Technologie trägt dazu bei, das Nachtaudit für Hotelmitarbeiter zu vereinfachen?
Jede von einem Hotel eingesetzte Technologie, die ihren Betrieb über das manuelle Eintragen von Namen in ein Buch hinausführt, hilft den Nachtprüfern des Hotels, ihre Aufgaben einfacher zu erfüllen, indem sie einfach die Notwendigkeit beseitigt, Informationen manuell zu replizieren und auszugleichen. Eine Schlüsseltechnologie, um die Rolle des Nachtprüfers zu erleichtern, ist daher a Hausverwaltung. Und während heutzutage nur noch sehr wenige Beherbergungsbetriebe ohne irgendeine Form von Technologie an der Rezeption funktionieren, zeigt sich auch, dass je weniger Tools verwendet werden, desto weniger Inkonsistenzen zwischen den Systemen auftreten können.
Heutzutage steht Hoteliers eine riesige Menge an Technologie zur Verfügung. Viele dieser Technologien sind Cloud-basiert und einfach miteinander zu integrieren: Das heißt, sie speichern Daten, ohne dass lokale Festplatten und Backups erforderlich sind, und sie kommunizieren nach festgelegten Regeln, um eine eindeutige Quelle der Wahrheit zu ermitteln. Dadurch entfallen zum Beispiel zwei möglicherweise umständliche Aufgaben des Nachtprüfers: Festplatten manuell sichern zu müssen und abzugleichen, dass die Informationen auf mehreren Systemen am Ende des Tages gleich sind.
Abgesehen davon, dass die nächtlichen Prüfungsaufgaben einfach sind, bietet jede von Ihrem Hotel eingesetzte Technologie im Idealfall Benutzerfreundlichkeit und ein 24/7-Support-Team, falls Hilfe benötigt wird. Ein gut vorbereiteter Hotelübernachtungsprüfer weiß immer, wo er wichtige Informationen nachschlagen oder wen er um Hilfe rufen kann, wenn das Unerwartete passiert.
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